Formulieren

Meldingen en aanvragen die vanzelf hun weg vinden

Melden, aanvragen en registreren gaat in veel organisaties per mail, op papier of via een apart systeem. In MyDMS vult een medewerker een digitaal formulier in binnen dezelfde omgeving waarin hij toch al werkt. De melding gaat automatisch naar de juiste persoon en blijft zichtbaar tot ze is afgehandeld.

Wat kunt u met formulieren in MyDMS?

  • Meldingen en aanvragen digitaal laten binnenkomen
  • Kant-en-klare formulieren direct in gebruik nemen
  • Velden, vragen en toelichting aanpassen aan uw organisatie
  • Zelf nieuwe formulieren maken voor uw eigen werkafspraken
  • Per antwoord bepalen wie automatisch bericht krijgt
  • Een melding toewijzen aan een collega, met een deadline
  • Status en genomen maatregelen bijhouden tot afronding
  • Resultaten exporteren voor analyse of rapportage

Van formulier naar afgeronde actie

Een ingevuld formulier is pas het begin. In MyDMS legt u vast wat er daarna gebeurt, zodat een melding niet ergens blijft liggen.

  1. Invullen — de medewerker opent het formulier vanaf het dashboard of uit de map en vult het in.
  2. Routeren — op basis van de antwoorden gaat de melding automatisch naar de juiste persoon: de leidinggevende, de preventiemedewerker, de facilitaire dienst of de kwaliteitsfunctionaris.
  3. Opvolgen — de ontvanger wijst de melding toe, legt de genomen maatregelen vast en houdt de status bij.
  4. Afronden en aantonen — afgehandelde meldingen blijven bewaard, inclusief wie wat wanneer heeft gedaan.
Opvolgingsregels bij het MIM-formulier in MyDMS: per veld en waarde is vastgelegd wie automatisch bericht krijgt

Per veld en per waarde legt u vast wie automatisch bericht krijgt.

Kant-en-klaar, of precies zoals u het wilt

Een deel van de formulieren komt uit MyKMS en hoort bij de kwaliteitscyclus; daarnaast staan er formulieren voor het dagelijks werk. Alles is aan te passen, en u kunt er zelf formulieren bij maken.

Uit MyKMS: melden en registreren

  • MIM: melding incident medewerker
  • Melding incident cliënt
  • Datalekken
  • Klachtenformulier
  • Complimenten
  • Verbeteridee en verbeterregister
  • Cliënt- en medewerkerstevredenheidsonderzoek

Voor het dagelijks werk

  • Storingsmelding en reparatieverzoek
  • Mutaties in gegevens, functie of rooster
  • Aanvraag bij de facilitaire dienst
  • Cateringaanvragen
  • Verlofaanvragen
  • Iets reserveren
  • Inwerkchecklist nieuwe medewerker
  • Bevoegd- en bekwaamheid
De map Varia in MyKMS met formulieren voor datalekken, incidenten, klachten, verbeterideeen, complimenten, verlof, catering, medewerkerstevredenheidsonderzoek en bevoegd- en bekwaamheid

De map met de kant-en-klare meldformulieren.

Het formulier MIM in MyDMS voor het melden van een incident of bijna-incident waarbij een medewerker betrokken is, met vragen over type incident, datum, plaats en betrokkenen

Het MIM-formulier: wanneer u meldt en waar de melding terechtkomt staat erboven.

Werkstromen voor mutaties, aanvragen en storingen

Een formulier wordt pas echt nuttig als er een werkstroom achter zit. U legt één keer vast wie wat doet, en daarna verloopt het proces vanzelf — ook als de melder niet weet wie erover gaat.

Mutaties

Een adreswijziging, een nieuwe medewerker, een gewijzigde functie of een uitdienstmelding. Het formulier vraagt precies wat er nodig is en bereikt in één keer HR, ICT en de leidinggevende, zonder dat iemand een mail hoeft door te sturen.

Aanvragen

Een aanvraag bij de facilitaire dienst, catering, verlof, materiaal of een reservering. De aanvrager ziet de status, de behandelaar ziet wat er openstaat, en achteraf is zichtbaar hoeveel aanvragen er waren en hoe lang ze duurden.

Storingen

Een defect, een storing in een verpleegoproepsysteem of een reparatieverzoek. De melding komt direct bij de technische dienst, krijgt een eigenaar en een deadline, en blijft in beeld tot ze is verholpen.

  • Geen meldingen die in een mailbox blijven liggen
  • De melder hoeft niet te weten wie erover gaat
  • Altijd zichtbaar wat de status is en wie aan zet is
  • Terugkijken hoeveel meldingen er waren en hoe snel ze werden opgelost
  • Dezelfde rechten en dezelfde omgeving als de rest van MyDMS
  • Geen aparte applicatie en geen extra inlog

Gebruik en beheer van de resultaten

Ingevulde formulieren komen samen in een overzicht: wie heeft gemeld, wat is de status, wie handelt af. In onderstaande video ziet u hoe medewerkers een formulier invullen en hoe een beheerder de resultaten opvolgt.

Overzicht van ingevulde formulieren in MyDMS met status en opvolging per melding

Gebruik van de formulieren en beheer van de resultaten.

Video: formulieren invullen en de resultaten beheren.

Zet uw eerste formulier in MyDMS

Vraag een vrijblijvende demonstratie aan en ontdek welke meldingen en aanvragen u digitaal kunt laten verlopen.