Steeds meer cruciale bedrijfsinformatie bestaat uit ongestructureerde data. Deze documenten verouderen, zijn moeilijk terug te vinden of worden niet veilig gearchiveerd. Er is inmiddels zoveel informatie op zoveel verschillende plaatsen in de organisatie, dat werknemers vaak niet meer weten waar ze de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken. Voor deze problematiek heeft Altiplano het documentbeheersysteem MyDMS ontwikkeld. MyDMS is een gebruiksvriendelijk elektronisch archief dat u helpt om al deze informatie op een gestructureerde en gecontroleerde manier toegankelijk te maken binnen de hele organisatie. Met een gewone browser kunt u via het bedrijfsnetwerk of het Internet alle documenten beheren, terugvinden en raadplegen. Dit uiteraard met de nodige toegangscontroles om ervoor te zorgen dat werknemers enkel die documenten kunnen zien en bewerken waartoe ze gemachtigd zijn.

MyDMS versie 5 heeft een volledig vernieuwde opbouw en biedt toegang tot diverse nieuwe modules die sinds 2025 beschikbaar zijn.

De huidige omgeving is dus volledig inzetbaar, inclusief alle beschikbare modules.
MyDMS kan worden uitgebreid met verschillende modules.
Voor kleine en middelgrote organisaties (tot maximaal 100 medewerkers) is er een totaalpakket met een vaste prijs.
Grotere organisaties kunnen MyDMS modulair samenstellen met andere staffels en prijzen.

MyDMS Basis

MyDMS ondersteunt organisaties in het toegankelijk en overzichtelijk beheren van documenten en informatie. In veel organisaties bestaat cruciale informatie uit ongestructureerde data die snel veroudert, lastig vindbaar is of niet veilig wordt opgeslagen. MyDMS voorkomt dit door informatie centraal, gestructureerd en actueel beschikbaar te maken.

Zoeken
Met de zoekfunctie kunnen documenten eenvoudig worden gevonden op naam, auteur of trefwoord. Alleen actuele versies worden getoond, gesorteerd op relevantie.

Documentbeheer
Gebruikers kunnen zelf mappen en structuren beheren. Daarnaast ondersteunt MyDMS flexibel versiebeheer, waardoor altijd duidelijk is wat de meest recente en geldige versie is.

Signaleringen

Wanneer documenten wijzigen of vervallen, ontvangen verantwoordelijke medewerkers automatisch een melding.

Favorieten

Veelgebruikte documenten kunnen als favoriet worden opgeslagen voor snel terugvinden.

Jaarplanner en activiteitenplanner

Belangrijke deadlines en data, zoals van vergaderingen, audits en scholingen kunnen eenvoudig en overzichtelijk worden ingepland. Ook hier worden de verantwoordelijke medewerker tijdig geïnformeerd als de datum nadert.

 Takenlijst

Medewerkers kunnen aan elkaar taken en acties toewijzen. D.m.v. signaleringen worden de desbetreffende medewerkers op de hoogte gebracht van de acties en deadlines.

MyDMS-app

MyDMS is beschikbaar als app voor Android.

Single Sign-On

MyDMS ondersteunt Single Sign-On, zodat medewerkers snel en veilig toegang hebben zonder extra inlogstappen.

MyDMS Modules

MyDMS kan modulair worden uitgebreid. Voor grotere organisaties wordt gewerkt met een flexibele licentiestructuur, zodat alleen wordt afgenomen wat nodig is. De belangrijkste modules zijn:

• Module MyTeam → Zelforganisatie

Documenten, notulen, acties en afdelingsinformatie centraal per team.

• Module MyDMS Social → Intranetomgeving

Nieuws, updates en kennisdeling, inclusief automatische nieuwsbrief.

• Module MyTraining → Trainingen en Leermanagementmodule

E-learning, toetsing en voortgangsregistratie voor medewerkers.

• Module MyDMS Forms → Formulieren met opvolging

Digitale formulieren, inclusief automatische routing en opvolging.

• Module MyKMS → Kwaliteitsmanagementsysteem

Ondersteunt kwaliteitsborging, audits en rapportages.

Beveiliging – Security bij design

MyDMS 5.0 is ontworpen met de AVG in gedachten:

• Wachtwoordbeleid (complexiteit en levensduur van wachtwoorden);
• Uitgebreide logging van gebruikers;
• Datum in- en uit dienst van gebruikers bepaalt toegang tot MyDMS;
• Overzicht van de autorisaties van gebruikers (autorisatiematrix);
• Automatisch afmelden na inactiviteit (tijd is zelf in te stellen);
• Import van gebruikers vanuit andere applicaties (bijvoorbeeld ONS van NEDAP).