MyKMS

Een kwaliteitsmanagementsysteem en een documentbeheersysteem werken samen. Het KMS bepaalt wát er moet gebeuren; het DMS beheert de documenten die daarvoor nodig zijn: beleidsdocumenten, procedures, werkinstructies en formulieren. Omdat MyKMS binnen MyDMS draait, zijn dat geen twee systemen die aan elkaar gekoppeld moeten worden, maar één omgeving. Een auditbevinding verwijst rechtstreeks naar de werkinstructie waar het om gaat — en dat is altijd de geldende versie.

Verwijzingen vanuit het kwaliteitssysteem wijzen naar het document in MyDMS, niet naar een kopie. Versiebeheer en signaleringen gelden dus ook voor uw kwaliteitsdocumenten.

Een procedure of formulier wordt op één plaats beheerd en is overal beschikbaar waar hij nodig is. Dubbele versies in mappen en mailboxen verdwijnen.

Medewerkers werken in dezelfde omgeving als waarin het kwaliteitsbeleid staat, met dezelfde rechten en dezelfde zoekfunctie. Geen apart systeem om in te loggen.

MyKMS bestaat uit vaste onderdelen die samen de kwaliteitscyclus afdekken. Elk onderdeel is een herkenbare map in uw eigen omgeving.

Het beheersplan valt uiteen in vaste instrumenten, elk met een eigen map.

Onder Beheersplan vallen de instrumenten waarmee u risico’s in beeld brengt en beheerst: risico-inventarisaties, een contextanalyse, een stakeholdersanalyse, ketenpartners, leveranciersbeoordeling en compliance. Wat daaruit voortkomt belandt in de takenlijst van het beheersplan — en daarmee ook in het totaaloverzicht van acties, naast de bevindingen uit audits en de acties bij doelstellingen.

Een doelstelling die alleen in een beleidsdocument staat, is achteraf moeilijk te verantwoorden. In MyKMS legt u per doelstelling vast wát u wilt bereiken, hóe u dat meet en wanneer. De meetwaarden die u door het jaar heen registreert vormen samen het verhaal dat u bij een audit of in de bestuursrapportage laat zien.

Een doelstelling vastleggen, met een apart tabblad voor de KPI’s.

1. Doelstelling — wat wilt u bereiken, op welk domein en met welke normwaarde.
2. KPI’s — één of meer indicatoren die de doelstelling meetbaar maken.
3. Meetwaarden — per KPI legt u op datum een waarde vast, met eenheid en toelichting.
4. Rapportage — de reeks meetwaarden staat in het overzicht en is als databestand te exporteren.

Een meetwaarde vastleggen bij een KPI, met datum en toelichting.

Het overzicht: per doelstelling klapt u de KPI’s met hun meetwaarden uit.

De kwaliteitscyclus is in MyKMS geen losse verzameling documenten, maar één doorlopende lijn. Elke stap laat een spoor achter dat u later kunt tonen.

1. Plannen — zet de audit, evaluatie of meting in de jaarplanner, met eigenaar en maand.
2. Registreren — leg de uitvoering vast in het registratieformulier: norm of proces, auditor, audite, aanpak en bevindingen.
3. Opvolgen — maak van elke bevinding een actie met eigenaar en deadline. Die komt automatisch in de takenlijst en in de signaleringen terecht.
4. Borgen — pas het document in MyDMS aan en sluit de actie af. Wat er is gebeurd, blijft aantoonbaar.

Registratieformulier voor een interne kwaliteitsaudit, met een apart tabblad voor de opvolging.

Naast audits en doelstellingen bevat MyKMS een set kant-en-klare meldformulieren. Medewerkers melden rechtstreeks in dezelfde omgeving waarin ook het kwaliteitshandboek staat — geen los formulier in een mailbox. Elke melding krijgt vervolgens dezelfde opvolging als een auditbevinding: een tabblad Opvolging, een eigenaar en een deadline. De formulieren zijn aan te passen en uit te breiden voor uw eigen organisatie.

De map Varia met de kant-en-klare meldformulieren.

Het meldformulier voor een datalek, met een eigen tabblad voor de opvolging.

MyKMS is opgebouwd rond wat auditoren vragen: aantoonbaarheid, opvolging en actualiteit. Bij een externe audit hoeft u geen dossier meer bij elkaar te zoeken.

Een greep uit de omgeving: van de opbouw van het kwaliteitssysteem tot de jaarplanning en de acties die eruit voortkomen.

De opbouw van MyKMS: jaarplanner, doelstellingen, acties, beheersplan en audits.

Alle acties bij elkaar, gegroepeerd naar herkomst, met status, eigenaar en deadline.

De map Audits: planning, takenlijst, bevindingen per jaar en het registratieformulier.

De jaarplanner: kwaliteitsactiviteiten uitgezet over twaalf maanden.