MyDMS

Eén scherm, drie kolommen: links de inhoudsopgave met alles waar u toegang toe heeft, in het midden de map of het document waar u mee bezig bent, rechts wat u onlangs gebruikte. Alle voorbeelden verderop op deze pagina zijn onderdelen van dit scherm.

De startpagina van een MyDMS-omgeving: kwaliteitshandboek, normen, protocollen, teams, formulieren en achtergrondmappen bij elkaar.

Detail: de inhoudsopgave, hier ingericht volgens ISO 9001 en HKZ.

Detail: favorieten en recent bekeken documenten, direct bij de hand.

Steeds meer cruciale bedrijfsinformatie bestaat uit ongestructureerde data: documenten verouderen, zijn moeilijk terug te vinden of worden niet veilig gearchiveerd. Daar begon MyDMS. Rond dat archief is in de loop der jaren veel meer gereedschap gebouwd — planning, taken, formulieren en meldingen, intranet, trainingen en kwaliteitsmanagement — zodat de term documentbeheersysteem de lading niet meer dekt. MyDMS is de basis waarop het dagelijks werk in een zorgorganisatie kan draaien. En dat blijft eenvoudig, omdat alles in dezelfde omgeving zit: dezelfde structuur, dezelfde rechten, dezelfde zoekfunctie.

Flexibel versiebeheer maakt duidelijk welke versie geldig is. Wijzigt of vervalt een document, dan krijgt de verantwoordelijke medewerker automatisch een signalering.

Medewerkers zien en bewerken alleen wat bij hun rol past. Met Single Sign-On en een heldere autorisatiematrix houdt u overzicht, zonder extra inlogstappen.

MyDMS werkt in een gewone browser, via het bedrijfsnetwerk of internet. Voor gebruik op de werkvloer is er de MyDMS-app voor Android.

Naast uw eigen documenten kunt u achtergrondmappen inrichten: mappen waarin de onderbouwing bij een onderwerp bij elkaar staat, bijvoorbeeld over de RI&E, Arbo, de Wkkgz, de Wet op de cliëntenraden en de Wtza. Zo staat de achtergrond bij de procedure waar hij over gaat, in plaats van in een losse map op een schijf.

Achtergrondmappen met informatie over onder meer de RI&E, Arbo, de Wkkgz en de Wtza.

De functies die iedere gebruiker dagelijks gebruikt. Samen zorgen ze ervoor dat informatie vindbaar, actueel en opvolgbaar blijft.

Veel van wat in een organisatie geregeld moet worden begint met een formulier. In MyDMS zijn dat geen losse PDF’s in een mailbox, maar digitale formulieren in de omgeving waar medewerkers toch al werken. U bepaalt zelf welke velden erin staan, wie de melding ontvangt en wat er daarna gebeurt.

Het MIM-formulier: wanneer u meldt, wat u invult en waar de melding terechtkomt staat boven het formulier.

Bij elk formulier legt u vast wat er met een antwoord moet gebeuren. Kruist een medewerker bij MIM ‘Incident met letsel’ aan, dan gaat er automatisch bericht naar de preventiemedewerker; wordt de plaats van het incident ingevuld, dan naar de leidinggevende. Zo blijft een melding geen ingevuld formulier, maar wordt het een actie met een ontvanger — en komt ze net als een auditbevinding in de takenlijst terecht.

Per veld en per waarde legt u vast wie automatisch bericht krijgt.

MyDMS kan modulair worden uitgebreid, zodat u alleen afneemt wat uw organisatie nodig heeft. Elke module werkt in dezelfde omgeving, met dezelfde structuur en dezelfde rechten.

Documenten, notulen, acties en afdelingsinformatie centraal per team.
Lees meer →

Nieuws, updates en kennisdeling binnen de organisatie, inclusief een automatische nieuwsbrief.
Lees meer →

E-learning en microlearnings met quizvragen, toetsen, leerpaden en voortgangsregistratie.
Lees meer →

Digitale formulieren, inclusief automatische routing naar de juiste medewerker en opvolging.
Lees meer →

Ondersteunt kwaliteitsborging, audits en rapportages vanuit hetzelfde documentbeheer.
Lees meer →

MyDMS 5 is ontworpen met de AVG in gedachten. Beveiliging zit in de opzet van het systeem, niet in losse instellingen achteraf.

De autorisatiematrix: in één overzicht wie welke rechten heeft op elke map en elk document.

Een beheerder ziet in MyDMS niet alleen wát er in het archief staat, maar ook hoe het wordt gebruikt. Dat maakt zichtbaar welke documenten leven, welke mappen niemand weet te vinden en waar medewerkers op zoeken. Zo wordt het onderhoud van het archief een onderbouwde keuze in plaats van een gevoel.

Het beheermenu: signaleringen, rechten, statistieken en wijzigingen op één plek.

Klikstatistieken laten zien waar medewerkers binnenkomen en welke mappen zij het meest gebruiken.

MyDMS is gebouwd voor organisaties zonder eigen IT-afdeling. Medewerkers hoeven niets te leren wat zij niet al van een browser kennen, en een beheerder houdt de omgeving zelf bij: mappen, rechten, formulieren en planningen richt u in zonder technische kennis.

Totaalpakket met een vaste prijs

MyDMS Basis inclusief de beschikbare modules, tegen één vast bedrag. Overzichtelijk te begroten, zonder verrassingen achteraf.

Modulair samengesteld

U stelt MyDMS samen uit de modules die u nodig heeft, met staffels en prijzen die passen bij het aantal gebruikers.

MyDMS versie 5 heeft een volledig vernieuwde opbouw en geeft toegang tot de modules die sinds 2025 beschikbaar zijn. De omgeving is volledig inzetbaar, inclusief alle modules.